Hospitality and Tourism
17 settembre 2025
Bee Family: controllo di gestione alberghiero che riduce tempi e errori grazie a Plino
Da oltre 8 ore ogni settimana a pochi minuti per monitorare pagamenti e incassi. Con Plino hai sempre sotto controllo debiti e crediti e monitori i movimenti in un click
Giorgia Domeniconi
Giorgia è consulente nel controllo di gestione per gli hotel: aiuta i clienti a monitorare i costi e individuare strategie per ridurli
Industria:
Hospitality and Tourism
Fatturato:
0-1M€
Dipendenti:
11-50
Luogo:
Rimini, Italia
Di cosa si occupa Bee Family?
Bee Family è l’unica realtà in Italia specializzata in consulenza di controllo di gestione gestione alberghiera e marketing strategico, per strutture turistiche che vogliono fare delle famiglie il loro business principale. Il controllo dei costi per gli albergatori è un’attività fondamentale per garantire alla struttura una solidità necessaria per un business che molto spesso è stagionale. Se da un punto di vista dei ricavi i software di Revenue Management sono evoluti, per monitorare i costi dei fornitori non esistono soluzioni affidabili sul mercato e, troppo spesso, si finisce per analizzare l’andamento dei costi solamente a stagione finita. Questo non permette all’albergatore un monitoraggio attento dei prezzi di acquisto, ad esempio relativi al food cost. È fondamentale per ogni struttura alberghiera avere i numeri sotto controllo per potersi garantire un margine operativo senza dover agire sui prezzi, compromettendo il posizionamento della struttura.
“Aiutiamo gli albergatori a monitorare i costi ed il comportamento dei fornitori: controllare i prezzi è fondamentale per una gestione efficace del business”
Giorgia Domeniconi
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Consulente controllo di gestione per hotel
Come gestivi il controllo di gestione a livello economico-finanziario prima di usare Plino?
Prima di implementare Plino, Giorgia ed il team di Bee Family si sono affidati ad Excel e alle tabelle pivot. Questa soluzione era consolidata nell’organizzazione, che era alla costante ricerca di un software per migliorare il processo, In particolare l’utilizzo manuale di Excel richiedeva ore per importare manualmente i dati, riclassificarli manualmente applicando le categorie ad ogni spesa e incasso. Oltre a spendere molto tempo, l’errore era sempre dietro l’angolo. Il risultato non solo erano lunghe attese per ottenere un’analisi, ma anche risultati spesso imprecisi e non affidabili. Alla costante ricerca di una soluzione più efficiente, Giorgia e Bee Family hanno testato diverse soluzioni riscontrando due problematiche diffuse: un’implementazione molto lunga e una soluzione non integrata sia con le fatture che con i conti correnti.
“Gestire i dati manualmente con Excel mi richiedeva tantissime ore, almeno 20 ogni settimana solo per copia-incollare i dati a mano. E poi, decine di errori causati da un processo lungo e inefficiente”
Giorgia Domeniconi
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Consulente controllo di gestione per hotel
Cosa è cambiato utilizzando Plino?
In poco tempo, dopo averlo testato, la velocità e semplicità della piattaforma hanno convinto subito Giorgia. Questo è stato l'ago della bilancia nella scelta di Plino. Grazie all'introduzione di Plino, la durata delle attività di controllo si è drasticamente ridotta. Oggi Giorgia sfrutta moltissimo la riconciliazione bancaria automatica: in un unico cruscotto verifica quali fatture sono state pagate e quali sono ancora aperte, senza dover accedere a ogni home banking dei clienti. Questo ha praticamente azzerato gli errori e ha portato alla luce situazioni prima difficili da individuare. Ad esempio, Plino ha permesso di scoprire casi di doppi pagamenti: alcune fatture erano state saldate due volte per errore. Individuato il problema tramite Plino, è stato possibile recuperare immediatamente le somme versate in più richiedendo note di credito ai fornitori coinvolti. Un'altra funzionalità chiave per Bee Family è la categorizzazione automatica dei fornitori e delle spese. Giorgia può classificare ogni fornitore per centro di costo (ad esempio: alimentari, servizi di pulizia, manutenzione, ecc.) e persino analizzare l’andamento dei prezzi di ciascun prodotto nel tempo. In questo modo diventa davvero semplice accorgersi se un determinato fornitore ha aumentato i prezzi senza giustificazione, dando la possibilità all’hotel di negoziare migliori condizioni. Attraverso Plino sono emerse anche spese nascoste prima difficili da notare: piccoli addebiti extra di pochi euro inseriti in ogni fattura come addebito dei costi bancari, consegne non concordate. Ripetuti settimanalmente, possono arrivare a pesare in modo significativo sul bilancio annuo dell'hotel. Una volta evidenziate queste voci, è stato immediato rinegoziare con i fornitori l’eliminazione e mantenere un controllo sui costi.. Con Plino il rischio di errore umano nelle analisi si è ridotto al minimo, e il tempo risparmiato è notevole: circa l’80% in meno rispetto ai metodi manuali precedenti. Per Giorgia questo significa poter dedicare le energie ad attività a maggior valore aggiunto ed avere la capacità di seguire più clienti contemporaneamente senza sacrificare la qualità del servizio.
“Grazie all’analisi dei costi di Plino, ci siamo accorti che un fornitore aveva aumentato il prezzo unitario del salmone: abbiamo rinegoziato e riportato il costo sotto controllo”
Giorgia Domeniconi
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Consulente controllo di gestione per hotel
La sfida
Monitorare decine di fornitori e centinaia di acquisti manualmente con Excel richiedeva a Giorgia almeno 8 ore ogni settimana per albergo, con decine di errori manuali ed una situazione che non era mai completamente sotto controllo. Servivano diversi fogli Excel per monitorare i costi in fattura e i flussi bancari: riconciliare era un vero incubo.
I risultati
Con Plino il monitoraggio dei costi e dei pagamenti è diventata questione di pochi minuti: i dati sono sempre aggiornati automaticamente. Senza il caricamento manuale hai la certezza di avere dati accurati, ed il tempo impiegato si riduce dell’80%. Gli albergatori possono intervenire subito su anomalie di spesa e mantenere il controllo dei costi.
Perchè e a Chi consiglieresti Plino?
Giorgia raccomanda Plino a tutte le realtà, sia albergatori che aziende di consulenza specializzate, che vogliono gestire la contabilità analitica in modo più efficiente. In particolare, aziende come Bee Family che offrono servizi di controllo di gestione per terzi, oppure piccoli reparti amministrativi interni agli hotel, traggono grande vantaggio da uno strumento così intuitivo e immediato. “È uno strumento molto facile e intuitivo”, sottolinea Giorgia, “e la cosa che mi piace di più è che non ti fa solo vedere i costi, ma ti permette anche di interfacciarti con la banca”. Molti software si limitano a mostrare fatture e spese, mentre la possibilità di avere in un unico posto sia i costi che le transazioni bancarie offre una visione completa e approfondita, adatta a chi vuole analizzare ogni aspetto dei pagamenti. Plino è ideale per chi desidera ridurre al minimo le attività manuali ripetitive – spesso a basso valore aggiunto – per concentrarsi invece sull'interpretazione dei numeri e sulle decisioni strategiche
“Prima di Plino impiegavamo giorni per riconciliare manualmente fatture e movimenti bancari, e monitorare quali fornitori erano ancora da pagare. Oggi abbiamo tutto sotto controllo in pochi minuti.”
