Come fare un previsionale di cassa a 90 giorni (guida pratica con esempio)

Un previsionale di cassa a 90 giorni risponde a una sola domanda, ma è la domanda che conta davvero per un'azienda: avrò abbastanza liquidità per pagare tutto quello che devo pagare, quando lo devo pagare? Non "sto guadagnando", non "come va il fatturato" — semplicemente: i soldi che entreranno bastano a coprire i soldi che devono uscire, mese per mese, per i prossimi tre mesi?

Ecco come costruirne uno che funzioni davvero, non solo sulla carta.

Il primo errore da evitare: costruirlo per competenza

La maggior parte dei previsionali fatti in Excel sbaglia alla base: vengono costruiti sulle fatture emesse e ricevute, per data documento. Ma una fattura emessa il 5 marzo con termine a 60 giorni non genera cassa il 5 marzo — la genera (forse) il 5 maggio, se il cliente paga puntuale.

Un previsionale di cassa deve essere costruito per scadenza di incasso e pagamento reale, non per data fattura. Questo significa lavorare sullo scadenzario — sia del ciclo attivo (quello che devi incassare) sia del ciclo passivo (quello che devi pagare) — non sul registro fatture.

La struttura base: tre blocchi

Un previsionale a 90 giorni, per essere utile, ha bisogno di tre elementi, ripartiti settimana per settimana o mese per mese:

1. Saldo di cassa iniziale — quanto hai oggi, sul conto (o sui conti, se sono più di uno).

2. Incassi attesi — tutte le fatture attive con scadenza nei prossimi 90 giorni, per data di incasso prevista.

3. Pagamenti attesi — tutte le fatture passive con scadenza nei prossimi 90 giorni, più le voci fisse che non passano da fattura: stipendi, contributi, rate di finanziamento, liquidazione IVA, F24.

Il saldo previsionale di ogni periodo è: saldo iniziale + incassi attesi − pagamenti attesi. Il saldo finale di un periodo diventa il saldo iniziale del successivo.

Un esempio pratico

Prendiamo un'azienda con un saldo di cassa attuale di 40.000€, che vuole costruire il previsionale mese per mese sui prossimi 90 giorni.

Mese 1

• Saldo iniziale: 40.000€

• Incassi attesi (fatture clienti con scadenza nel mese): 65.000€

• Pagamenti attesi (fornitori + stipendi + F24): 70.000€

• Saldo finale: 40.000 + 65.000 − 70.000 = 35.000€

Mese 2

• Saldo iniziale: 35.000€

• Incassi attesi: 50.000€

• Pagamenti attesi: 68.000€ (include la liquidazione IVA trimestrale, più pesante questo mese)

• Saldo finale: 35.000 + 50.000 − 68.000 = 17.000€

Mese 3

• Saldo iniziale: 17.000€

• Incassi attesi: 72.000€

• Pagamenti attesi: 60.000€

• Saldo finale: 17.000 + 72.000 − 60.000 = 29.000€

Il conto economico di questi tre mesi potrebbe raccontare un'azienda in salute e in crescita. Il previsionale di cassa racconta un'altra storia: a fine mese 2 il saldo scende a 17.000€, un livello che — a seconda delle dimensioni dell'azienda — può essere pericolosamente vicino allo zero se anche un solo cliente importante paga in ritardo. È esattamente il tipo di rischio che il fatturato da solo non fa vedere, e che il previsionale mette a fuoco con tre mesi di anticipo, quando c'è ancora tempo per agire.

Come trattare l'incertezza: non tutti gli incassi sono uguali

Un errore comune è trattare ogni fattura attiva come se fosse cassa certa alla scadenza contrattuale. Non lo è. Un modo più realistico di costruire il previsionale è applicare una probabilità di incasso puntuale in base allo storico del cliente:

• Clienti che pagano sempre puntuali → 100% dell'importo alla scadenza

• Clienti che tipicamente slittano di 15-30 giorni → sposta l'importo al periodo successivo, o applica un fattore di sconto (es. l'80% arriva in tempo, il 20% slitta)

• Clienti con storico di ritardi gravi o contenziosi in corso → escludili dal previsionale, o trattali come incerti finché non c'è un segnale concreto di pagamento

Lo stesso vale, in modo speculare, per i pagamenti: se hai la possibilità contrattuale di allungare un termine con un fornitore senza conseguenze, quella è una leva che puoi usare per migliorare il saldo di un mese critico — ma va pianificata, non scoperta all'ultimo momento.

Il buffer di sicurezza

Un previsionale che arriva a un saldo vicino allo zero — anche se tecnicamente positivo — è un previsionale fragile: basta un incasso in ritardo di due settimane per trasformarlo in un problema reale. La prassi è definire un buffer minimo sotto il quale non si vuole mai scendere (spesso commisurato a 2-4 settimane di costi fissi), e trattare ogni previsione che si avvicina a quella soglia come un allarme da affrontare con anticipo — rinegoziando scadenze, sollecitando incassi, o valutando una linea di credito — non quando il saldo è già sceso sotto quel livello.

Perché farlo a mano in Excel diventa insostenibile

La logica è semplice. Il problema è mantenerlo aggiornato: ogni nuova fattura emessa o ricevuta, ogni incasso che arriva in anticipo o in ritardo rispetto al previsto, ogni pagamento imprevisto, richiede di rientrare nel file e aggiornare a mano decine di righe. La maggior parte delle PMI lo fa una volta, con entusiasmo, e poi smette di aggiornarlo entro un paio di mesi — proprio perché il valore di un previsionale sta nell'essere sempre aggiornato, non nell'essere stato fatto bene una volta.

Come Plino aiuta su questo

Plino costruisce il previsionale di cassa a 90 giorni in automatico, aggiornandolo ogni giorno: le scadenze del ciclo attivo e passivo confluiscono da sole non appena una fattura viene emessa o ricevuta, senza che tu debba toccare un Excel. Puoi vedere in ogni momento il saldo previsto per ogni settimana o mese, il confronto con il consuntivo quando lo storico è disponibile, e approfondire con un click da dove arriva ogni numero — per agire con settimane di anticipo su un mese che rischia di scendere sotto il tuo buffer di sicurezza, invece di scoprirlo quando è già troppo tardi.